Centro de Informática Empresarial
09 Mar
2016

5 Dicas PHC que lhe poupam horas de trabalho

5 Dicas PHC

É Utilizador de Software PHC?

Sente que deveria rentabilizar mais o seu tempo com a utilização do Software PHC?

Então este artigo é para si…

Todos os dias realizamos tarefas no software PHC que apenas nos consomem alguns minutos. Dito assim até não parece muito tempo, certo? Afinal, são apenas alguns minutos. Mas se juntarmos todos esses minutos durante um mês, no final do ano o resultado podem ser horas. No final deste artigo, vai ficar surpreendido com o tempo que pode poupar.

De seguida vou apresentar 5 implementações PHC mais apreciadas pelos nossos clientes.

 

1) Envio automático de avisos de vencimento sem acção do utilizador

Todos nós esperamos receber as facturas até à data do seu vencimento, infelizmente, no mercado Português, esta ainda não é uma realidade comum, mas acredito que estamos a caminhar nesse sentido. Uma vez vencida a factura temos o trabalho aborrecido e por vezes ingrato de ter que informar o Sr. Cliente que já passou o prazo de vencimento da factura da qual é devedor. Algumas Empresas chegam a ter departamentos específicos para cobranças.

O Software PHC tem uma funcionalidade que provavelmente já conhece, chama-se mailing de contas correntes para todos os devedores, através dela pode enviar de uma só vez cartas de aviso por email, correio ou fax para todos os clientes com facturas vencidas.

Agora vem a cereja no topo do bolo. E se esta funcionalidade corresse de forma automática sem que o utilizador tivesse de despoletar a acção?

Pois bem, está é uma das implementações que mais sorrisos desperta junto dos clientes. A equipa Virtualp pode afinar o seu PHC para que esta acção ocorra no momento e com as condições que escolher. Por exemplo (todas as segundas-feiras, às 08h:45, para todos os clientes, apenas as faturas vencidas à mais de 15 dias.)

Eu quero isto. Contactar a Virtualp.

 

2) Emissão automática de Facturação

Esta já não há-de ser novidade para muitos, aliás, até é bem velhinha, mas só porque ainda me espanta o número de clientes que nos chegam embrenhados em papéis e apontamentos para controlar entregas, serviços e outros, para no fim de um período de tempo voltarem a perder largas horas a converter tudo isso num só documento.

O Software PHC permite a facturação automática de registos de um dossier interno, de avenças, de contratos, de contadores de consumo e de tudo mais até onde a imaginação nos leve.

Acabe com os post-its, rascunhos, memórias, etc…  crie os seus registos de entrega, serviços ou outros no momento, seja local ou remoto via smartphone ou tablet e no fim de um período proceda à facturação automática desses registos.

 

3) Envio de propostas em formato dossier por email via PHC

Com certeza já recebeu uma proposta por email toda bonitinha e personalizada, com capa, introdução, apresentação, às vezes até parece que tem perfume ;). E lá no meio vem a dita proposta que realmente interessa.

Deve dar consigo a pensar no trabalho que aquela pessoa teve para juntar todas estas páginas num só documento (PDF). E se isto fosse possível com um simples pressionar de uma tecla PHC? — Pois, é mesmo.

Solicite à sua equipa de marketing para lhe preparar um dossier de apresentação da sua empresa em formato PDF, e depois de uma intervenção de um dos especialistas PHC da Virtualp estará a enviar, de forma automática, um email personalizado aos seus clientes com o conteúdo da sua proposta integrado no seu dossier de apresentação.

Ainda estamos a trabalhar na parte do perfume, estamos com um problema em ligá-lo ao computador 😉

 

4) Permita aos seus clientes pagar por Multibanco

Facilite, aos seus clientes, o pagamento das facturas por multibanco.  Desde 2013 que o software PHC tem essa funcionalidade disponível. Mas quem não tem PHC também pode ter esta funcionalidade disponível. Fale com um especialista.

A solução é muito simples, para isso basta primeiro realizar o registo junto da IfThenPay. Uma vez com a conta criada e a sub-entidade atribuída basta uma simples intervenção para passar a ter disponível nas suas Facturas, Notas de encomenda, Avisos de vencimento e outros documentos, as referências para os seus clientes pagarem por multibanco. A IfThenPay é uma empresa externa e o serviço tem um custo de 0,70€ + IVA.

 

5) Mensagens internas no PHC

Esta funcionalidade ganha dimensão quando temos vários utilizadores do software PHC dentro de um departamento ou Organização.

Imagine que no software PHC tem aberto o registo de uma compra que acabou de lançar, o sistema informou-o que o preço do artigo é superior à ultima compra, precisa então de informar o responsável pelas compras e solicitar a sua aprovação antes de realizar o pagamento.

Poderia enviar um email, mencionando o sucedido, o n.º da compra e para descartar erros talvez também o nome do fornecedor. Corria o risco de o destinatário não estar junto do software aquando a leitura do email, o que implicaria da parte deste tomar nota e analisar mais tarde.

Com as mensagens internas do software PHC este processo ocorre de forma simples, rápida e prática. Para tal basta aceder às Opções diversas > Opções com o registo > Enviar mensagem interna ligada a este registo. Consegue assim enviar uma mensagem, para o utilizador na rede, com um breve resumo. Este por sua vez, ao receber a mensagem, pode clicar no botão ver registo destino da mensagem e assim saltar de imediato para o mesmo ecrã e registo em questão. E fica resolvido.

 

Se fizermos as contas podemos poupar uns valentes minutos todos os dias, semanas, meses… Recentemente, um dos nossos clientes, só com a optimização da conciliação bancária, poupou 60 horas por ano.

E sua empresa, precisa poupar? Ou prefere continuar com o desperdício?

 

Nota: As implementações mencionadas tem por base o Software PHC Advanced CS desktop, em alguns cenários podem ser necessários módulos PHC específicos. Estas são apenas algumas sugestões de alguns casos práticos que sucederam em clientes. Cada cliente é único e tem as suas próprias especificidades. Não deixe de expor as suas necessidades, consulte-nos para começar já hoje a rentabilizar ainda mais o seu tempo com o Software PHC.

Sergio Pinto
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